Základy správy registratúry

Vyučujúci: Mgr. Ján Valo, PhD.

  • Jednosemestrálny predmet zameraný na problematiku správy registratúry a správy záznamov a informácií (predmet je určený primárne pre študentov tretieho roka Bc. štúdia archívnictva, ale zapísať si ho môžu všetci záujemcovia)
  • Hodnotenie predmetu pozostáva z:
  • Pravidelná dochádzka na vyučovanie (povolené 2 absencie)
  • Priebežný vedomostný test
  • Seminárna práca (min. 15 normostrán vlastného textu, prezentácia s obhajobou)
  • Každý študent môže celkovo získať max. 200 bodov, kde každá zložka hodnotenia má svoju presnú bodovú dotáciu:

Dochádzka: 1 bod

Priebežný vedomostný test: 99 bodov

Seminárna práca: 100 bodov

Stupnica hodnotenia:

"A" - 200 - 185 bodov

"B" - 184 - 170 bodov

"C" - 169 - 155 bodov

"D" - 154 - 140 bodov

"E" - 139 - 120 bodov

"Fx" - 119 - 0 bodov

Dochádzka

Sú povolené 2 absencie počas semestra. Dochádzka je nevyhnutnou súčasťou priebežného hodnotenia. Študent, ktorý bude mať viac ako dve absencie je povinný sa včas ospravedlniť prostredníctvom elektronickej pošty a vypracovať náhradnú seminárnu prácu v závislosti na počte absencií nad stanovený rámec podľa zadania vyučujúceho.

Priebežný vedomostný test

Priebežný vedomostný test bude pozostávať z prednášaného učiva a z poznatkov získaných samoštúdiom.

 

Seminárna práca

Je potrebné ju vypracovať primerane v zmysle Smernice rektora č. 12/2013 t.j. v základných náležitostiach ako záverečnú prácu.

Rozsah vlastnej práce (od úvodu po záver) 15 až 30 normostrán (1 normostrana = 1800 znakov)

Seminárnu prácu odovzdáte v elektronickej podobe - vo formáte MS Word a PDF

Tému práce si zvolí každý samostatne po spoločnej konzultácií

Ako tému si môžete zvoliť:

 

Vypracovanie podstatnej časti registratúrneho poriadku a plánu pre reálny jestvujúci subjekt

Vypracovanie podstatnej časti registratúrneho poriadku a plánu pre fiktívny subjekt

Analýza jestvujúceho stavu správy registratúry pri vybranom pôvodcovi a pokus o navrhnutie riešenia nedostatkov a problémov

 

Osnova predmetu


1. Archívnictvo – predarchívna starostlivosť – správa registratúry

archivovať – uchovávať/zálohovať

subjekt – objekt predarchívnej starostlivosti a správy registratúry

archívy a ich úloha v predarchívnej starostlivosti, kategorizácia pôvodcov archívnych dokumentov, terminológia


2. Právne predpisy I.

zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (42/11), vyhláška č. 628/2002, výnos č. 525/2011 – výklad jednotlivých

ustanovení aktuálneho znenia právnych predpisov a ich aplikácia v praxi


3. Právne predpisy II.

  zákon o účtovníctve, daňové zákony, zákon o ochrane osobných údajov, zákon o zdravotnej starostlivosti a ďalšie, ktoré majú vplyv na správu registratúry a hodnotenie a vyraďovanie spisov a registratúrnych záznamov jednotlivých pôvodcov

vrátane príslušných STN a MTN


4. Správa registratúry I. systémy správy registratúry – klasický  (centralizovaný / decentralizovaný) – automatizovaný; smernice pre správu registratúry (registratúrny poriadok a registratúrny plán)

5. Správa registratúry II. rozbor jednotlivých manipulačných úkonov (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, vybavovanie, uloženie vybavených registratúrnych záznamov a uzatvorených spisov do registratúrneho strediska, ich ochrana a využívanie),
druhy a kategórie registratúrnych záznamov

6. Správa registratúry III.

vyraďovacie konanie – postup pri jeho príprave a realizácii, fázy vyraďovacieho konania, tvorba návrhu na vyradenie a zoznamov registratúrnych záznamov určených na vyradenie, odovzdanie archívnych dokumentov do archívu

správa registratúry zabezpečovaná dodávateľsky – povinnosti pôvodcu registratúry – povinnosti dodávateľa

 

7. Exkurzia do registratúrneho strediska  a archívu

8. Prezentácia SW aplikácie pre správu registratúry

9. Vyhodnotenie letného semestra

10. Záverečné skúšanie – formou ústnej skúšky 

Podmienky na absolvovanie predmetu


Študent je povinný počas semestra zúčastňovať sa pravidelne vyučovania (povolené sú dve neospravedlnené absencie, každá ďalšia musí byť nahradená vypracovaním náhradnej úlohy), počas výučbovej časti semestra musí študent úspešne absolvovať priebežný vedomostný test - ak úspešne absolvuje dochádzku a priebežný test, smie sa študent zúčastniť skúšky.

V stanovenom termíne (do 31.12.2020) odovzdá v elektronickej podobe a následne v skúškovom období prezentuje a rovnako aj obhajuje predloženú seminárnu prácu.

Výsledky vzdelávania


Študent si osvojí prácu s právnymi predpismi, ktoré sa týkajú správy registratúry verejnej správy i podnikateľskej sféry, terminológiu, typológiu pôvodcov registratúry z aspektu tvorby archívnych dokumentov, vedomosti o existujúcich systémoch správy registratúry, o klasickej i elektronickej správe registratúry, poznatky, ktoré využije pri starostlivosti a ochrane registratúry, pri tvorbe a vedení evidencií o registratúrnych záznamoch a spisoch uložených v registratúrnom stredisku, pri tvorbe a posudzovaní smerníc pre správu registratúry orgánov štátnej správy, samosprávy a podnikateľských subjektov, získa zručnosti, ktoré zužitkuje pri hodnotení spisov a záznamov, pri posudzovaní ich dokumentárnej hodnoty a pri príprave vyraďovacieho konania, vypracúvaní návrhu na vyradenie a príslušných zoznamov a odovzdávaní archívnych dokumentov do archívu

Stručná osnova predmetu


1. Archívnictvo – Predarchívna starostlivosť – Správa registratúry; ich subjekt a objekt; terminológia

2. Právne predpisy

3. Systémy správy registratúry – klasický a elektronický

4. Smernice pre správu registratúry – tvorba registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu

5. Manipulačné úkony správy registratúry (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, vybavovanie, uloženie registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku, ich ochrana a využívanie) – ich rozbor

6. Druhy a kategórie registratúrnych záznamov

7. Exkurzia do registratúrneho strediska a archívu právnickej osoby, prezentácia SW aplikácie pre správu registratúry

Odporúčaná literatúra


1. Administratíva a hospodárenie školy, poradca pre zamestnancov školy vykonávajúcich činnosti na úseku administratívy, prevádzky a hospodárenia školy, časť E – Registratúra a archív školy, MUNKOVÁ, Mária. 10 príspevkov. Dr. Jozef Raabe Slovensko, s.r.o. odborné nakladateľstvo Bratislava 2013. 2. Bittner, Ivan a kol. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře, 3. aktualizované a přepracované vydání podle stavu k 01.06.2005, Linde Praha 2005. 3. KARTOUS, Peter, Mrižová, Mária. Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov u ich pôvodcov, Bratislava 2003. 4. Mrižová, Mária. Modelové požiadavky na správu elektronických dokumentov (Informácia o špecifikácii MoReq2). In Slovenská archivistika 1/2009, s. 211 – 219. 5. Mrižová, Mária. Archivovanie elektronických registratúrnych záznamov v kontexte pripravovanej novely zákona o archívoch a registratúrach. In Slovenská archivistika 2/2010, s. 61 – 71. 6. Mrižová, M., Munková, m.: Správca registratúry – Archivár II. Pracovný manuál pre účastníkov kurzu akreditovaného Ministerstvom školstva SR, Calypso PM, s.r.o. 2007. 7. Mrižová, M., Munková, m.: Správca registratúry – Archivár I. Pracovný manuál pre účastníkov kurzu akreditovaného Ministerstvom školstva SR, Euroedu, s.r.o. 2012. 8. Mrižová, M., Munková, m.: Správca registratúry – Archivár II. Pracovný manuál pre účastníkov kurzu akreditovaného Ministerstvom školstva SR, Euroedu, s.r.o. 2012. 9. Rákoš, Elemír. Registratúra a archívny fond. In Slovenská archivistika 2/1995, s. 158 – 170. 10. Rákoš, Elemír. Archívna teória, archívna prax, archívna legislatíva. In Fórum archivárov, roč. IX. č.8 – október 1998, s. 14 – 20. 11. Rákoš, Elemír. Spisy v archívoch. In Slovenská archivistika 1/1998, s. 12 – 21. 12. Rákoš, Elemír. Metodológia a prax archívneho hodnotenia (Poznatky a námety). In Slovenská archivistika 2/2003, s. 13 – 26. 13. rozložníková, Virgínia. Automatizácia v archívoch. In Slovenská archivistika 1/2000, s. 166 – 167. 14. SLOBODA, Elo. Dozor nad vyraďovaním záznamov z registratúr. In Slovenská archivistika 1/1994, s. 180 – 185. 15. Stručný prehľad vývoja územného a správneho členenia Slovenska, MV SR SVS Bratislava 2007. 16. ŠEREGI, Jozef. Termín „Spis o fonde“ netradične. In Slovenská archivistika 2/1993, s. 93 – 98. 17. španková, mária. Problematika správy moderných záznamov. In Slovenská archivistika 1/1997, s. 169 – 170. 18. ŠTULRAJTEROVÁ,Katarína. Sympózium Registratúra a archív. In Slovenská archivistika 1/1993, s. 173 – 175. 19. tišliar, p.: Konzervačná kópia a digitalizácia archívnych dokumentov. In Slovenská archivistika 2/2003, s. 117 – 125. 20. Tkáč, marián. Kurz archívna a spisová služba v bankách. Londýn 09. – 13.09.1996. In Slovenská archivistika 1/1997, s. 164 – 165. 21. Územné zmeny obcí v SR od roku 1990, MV SR SVS Bratislava 2003. 22. Verejná správa po roku 1945 v zrkadle archívnych dokumentov. Zborník príspevkov zo XVI. archívnych dní, Trnava 22. – 24.05.2012. 23. Vrtel, Ladislav. Z činnosti Skartačnej komisie Archívnej správy MV SSR. In Slovenská archivistika 2/1980, s. 226-228. 24. Vrtel, Ladislav. Predarchívna starostlivosť v rokoch 1981 – 1985. In Slovenská archivistika 2/1986, s. 189 – 198. 25. Vrtel, Ladislav. Aktuálne otázky predarchívnej starostlivosti. In Slovenská archivistika 2/1987, s. 182 – 186. 26. Vrtel, Ladislav. K niektorých otázkam archivistiky v predarchívnej sfére. In Slovenská archivistika 1/1988, s. 42 – 53. 27. Vrtel, Ladislav. Axiologické východiská teórie archívnej hodnoty. In Slovenská archivistika 2/1990, s. 100-110. 28. Vrtel, Ladislav. Predarchívna starostlivosť = spisová služba? In Fórum archivárov, roč. III. č.5, máj 1992, s. 5-7. 29. Vrtel, Ladislav. Automatizovaný administratívny systém a archívy. In Slovenská archivistika 2/1993, s. 153 – 156. 30. Vrtel. Ladislav. Identita archivára. In Forum archivárov, roč. V./2, 1994, s. 1 – 3. 31. žudel, Juraj. Utváranie nového územného a správneho členenia Slovenskej republiky v rokoch 1990 – 1996. In Slovenská archivistika 1/2002, s. 28 – 56.